El libro mayor debe cumplir con ciertas disposiciones legales, al igual que el libro diario, existen disposiciones legales que regulan al libro mayor, en estas se establece el marco legal de la obligatoriedad de llevar el registro de las operaciones financieros que realiza la entidad.
El funcionamiento del libro diario es sencillo, ya que las columnas con las que está integrado su diseño, sirven de guía para registrar correctamente las operaciones
Es importante mencionar que las anotaciones que se realicen no sólo en el libro de diario, sino en el libro mayor deben ser precisas, pues cualquier error acarrea graves consecuencias, alterando el panorama de información financiera que la entidad debe tener para poder tomar decisiones en el presente y en el futuro
Hay que seguir las siguientes recomendaciones:
1.- Anotar la fecha en que se realiza la actividad, ya que debe tener un orden cronológico
2.- Verificar qué tipo de asiento contable es, si un asiento simple o un asiento compuesto y registrarlo en las columnas correspondientes del debe y del haber
3.- Utilizar el catálogo de cuentas para codificarlo
4.- Corroborar que se cumpla con la teoría de la partida doble, es decir, que a todo cargo le corresponde uno o varios abonos en la misma proporción numérica
La estructura del libro puede variar según las necesidades y diseño que cada una de las entidades quiera darle, pero por lo menos debe contener:
1.- Una columna para la fecha (año, mes, día)
-En la cual se anota el año al inicio de cada hoja, mes en el que se realiza la transacción, y día, pues debe realizarse en forma cronológica
2.- Una columna para el número de cuenta utilizado en el catálogo de cuentas
-Donde se anotará el número de cuenta que se haya asignado en el catálogo de cuentas que utiliza la entidad
-Considerando que el número de subcuenta puede ir creciendo o disminuyendo según sean las necesidades de la información de la entidad
3.- Una columna para el concepto
-En esta se anotará, como el número de operación de que se trate, el nombre de las cuentas que serán afectadas en el cargo y abono, así como las subcuentas que integran el importe del cargo y el abono
-También se anotará una redacción breve del evento que se está registrando, se podrá abreviar la palabra redacción o simplemente anotar una breve explicación
Los libros contables se encuentran regulados por una serie de leyes, a continuación se mencionan estas disposiciones legales, en donde se estable el marco legal de la obligatoriedad de llevar los registros contables de las operaciones financieras que realiza la entidad
